آموزش آنلاین مدیریت، کسب و کار و مهارت فردی

مطالب مدیریت پروژه، استراتژی سرمایه گذاری و منابع انسانی

اشتباهات رایج در مدیریت زمان؛ قسمت سوم

- به عهده گرفتن کارها بیش از حد توان

آیا شما از آن دسته افراد هستید که به سختی به مردم نه می گویند؟ اگر این طور است شما کوله باری از کارها و تعهد برای خود ساخته اید. این موضوع به عملکرد ضعیف و استرس و روحیه پایین منجر می شود.

و یا از آن دسته مدیرانی هستید که اصرار دارند تمام کارها را خودشان انجام دهند و کنترل کنند چراکه به هیچ کس اطمینان ندارند که کارها را به درستی انجام دهند. (این می تواند مشکل همه باشد- نه فقط مدیران)

در هر صورت قبول مسئولیت بیش از حد باعث هدر رفتن زمان شما می شود و شما را صرفا فردی نشان می دهد که کلی کار درهم و برهم دارد.

برای جلوگیری از این موضوع، هنر ظریف "بله" گفتن به افراد اما "نه" گفتن به کارها را یاد بگیرید. اگر از شما درخواستی می شود و پاسخ شما منفی است یاد بگیرید که چطور به آن شخص همزمان هم جواب منفی بدهید هم جواب مثبت.مطمئن شوید که توضیح موجهی برای این کارتان دارید تا برای طرف مقابل روشن شود که پاسخ شما فقط برای این درخواست بخصوص و در این موقعیت خاص منفی می باشد. اگر طرف مقابل متوجه شود که علت پاسخ منفی شما چیست این تصور که شما قصد کمک ندارید کمتر به سراغش می آید با این حال شما باید در گفتن پاسخ منفی بسیار قاطع و محکم باشید.

در واقع "بله" گفتن به افراد و "نه" گفتن به کارها به معنی مذاکره جهت حل و فصل درخواستها به روش های مختلف است.

این مهارت به شما کمک می کند که خود را به دیگران ثابت کنید در حالیکه احساس خوب خود در گروه را حفظ می کنید. یاد بگیرید که خودتان به تنهایی فکر کنید و تصمیم بگیرید و خونسردی خود را حفظ کنید.

 

- علاقه به شلوغ بودن به جای بهره ور بودن!

بعضی از مردم تمایل دارند همیشه سرشان شلوغ باشد. مهلت های زمانی بسیار کوتاه، ایمیل های بی پایان، انبوهی از فایل های انباشته شده که باید رسیدگی شوند!

مشغله ی زیاد به معنی مفید بودن نیست بلکه باعث ایجاد استرس می شود.

در عوض، سعی کنید کمی آهسته تر پیش بروید و یاد بگیرید زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

 

- انجام همزمان چند کار

لیندا به خاطر حجم بالای کار معمولاً هنگامی که در حال صبحت تلفنی با کاربران است به ایمیل ها نیز همزمان پاسخ  می دهد. لیندا فکر می کند این بهترین روش برای استفاده بهینه از زمان خود است اما حقیقت این است که انجام چند کار همزمان، 20 الی 40 درصد بیشتر زمان می برد تا کارها تمام شوند. می توانید این شیوه انجام کار را با روش انجام کار یکی پس از دیگری مقایسه کنید. نتیجه این است که لیندا هر دو کار را به خوبی انجام نمی دهد، تمام ایمیل های او ایراد دارد و مشتریانش از حواس پرتی او شاکی و ناراحت هستند.

بنابراین بهترین راه این است که انجام همزمان کارها را فراموش کنیم و در عوض بر روی انجام یک کار تمرکز کنیم، در نتیجه کار شما بهترین خروجی خود را خواهد داشت.

 

- استراحت نکردن

خیلی خوب است که شما می توانید 8 الی 10 ساعت بی و��فه کار کنید، اما این غیر ممکن است که بدون اینکه به مغز خود مدت زمانی را استراحت دهید بتوانید روی کاری تمرکز کنید و یک کار با کیفیت ارائه دهید.

پس استراحت را وقت تلف کردن ندانید و آنرا از دست ندهید. این مدت زمان باعث می شود خلاقانه فکر کنید و خیلی بهتر و با کیفیت تر کار کنید

اگر برایتان دشوار است که کارتان را متوقف کنید، برای خودتان برنامه زمانی استراحت تعیین کنید و یا آلارمی را جهت یادآوری تنظیم کنید. در این مدت می توانید مقداری قدم بزنید، یک فنجان قهوه بنوشید و یا اینکه پشت میز خود بشینید و مدیتیشین کنید. سعی کنید هر 1 ساعت الی دو ساعت، 5 دقیقه به خود استراحت دهید. مطمئن باشید زمان کافی را صرف ناهار کرده اید چرا که تا زمانیکه گرسنه باشید کار با کیفیتی ارائه نخواهید کرد.

 

- برنامه ریزی غیر موثر

آیا شما فرد سحر خیزی هستید؟ و یا از جمله افرادی هستید که شب، هنگام غروب خورشید تازه شارژ و پر انرژی می شوند؟ همه ما عادات مختلفی داریم که در زمان های مختلف از روز پرانرژی هستیم.

شما می توانید با برنامه ریزی کار های مهم  در تایم کاری شارژخود از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید و کار های کم اهمیت تر که انرژی زیادی لازم ندارند مانند پاسخ دادن به ایمیل ها و تلفن ها را به زمان هایی که کم انرژی هستید موکول نمایید.

منبع

دوره های مجازی مرتبط با مهارت فردی و اصول مدیریت در سایت هم آموز:

- اصول مکاتبات اداری

- چطور بدون لهجه صحبت کنیم؟

اصول و مبانی کسب و کار

- ورود به بازارهای جهانی

و سایر دوره ها در حوزه استارتاپ ها و اصول مدیریت ...

نظرات (2) -

  • اکبر

    04/04/1395 03:51:00 ق.ظ |

    مطالب بسیار مفیدی هستند

  • اکبر

    04/04/1395 03:51:32 ق.ظ |

    عالی تشکر

ارسال نظر

Loading